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La tua azienda è pronta per il lavoro da remoto?

Il 2020 ha segnato un grande cambiamento nella vita di tantissimi lavoratori in tutto il mondo: l'avvento del lavoro da remoto. Sebbene esistesse già da diverso tempo, mai come quest'anno si è registrato un tale aumento di questa modalità di lavoro. È inoltre diventato chiaro che molti lavori che in precedenza pensavamo dovessero essere eseguiti in loco possono in effetti essere eseguiti a distanza. Il punto cruciale è la transizione a questa modalità che non è sempre facile, anzi.

tavolo ufficio riunioni vuoto

Con questo articolo desideriamo fornire diversi spunti per valutare lo stato di prontezza delle vostre attività.

Secondo una pubblicazione recente di Harvard Business Review sono quattro i punti cruciali su cui riflettere:

  1. Identificare i task importanti e le competenze necessarie per le esigenze aziendali presenti e future;

  2. Valutare i costi e benefici sia per il lavoro da remoto, sia per quello in presenza;

  3. Riorganizzare le posizioni per il lavoro da remoto a lungo termine;

  4. Ridurre al minimo il coordinamento non necessario tra i lavoratori in remoto;

 

1) Identificare i task importanti e le competenze necessarie per le esigenze aziendali presenti e future

È necessario andare oltre alla fissazione per i soliti ruoli, pensando invece a quali sono veramente le competenze e i task chiave per l'azienda, anticipandone anche le esigenze future. Per farlo è necessario determinare di quali competenze si è in possesso oggi e dove invece ci sono delle lacune. Bisogna considerare ad esempio il feedback dei clienti, i dati di valutazione delle prestazioni o metriche di valutazione specifiche. Mai accontentarsi della mediocrità ma identificare il livello di competenza ideale desiderato per ogni attività. Una volta che si ha un'idea chiara delle competenze necessarie, si può iniziare a pensare quali sono i ruoli che possono essere reperiti localmente e quali dovranno essere remoti per attirare talenti più sfuggenti e competitivi.

 

2) Valutare i costi e benefici sia per il lavoro da remoto, sia per quello in presenza

Associare le analisi del primo punto ai costi e benefici stimati del lavoro in loco e del lavoro da remoto. Quando si effettuano questi calcoli, bisogna ricordarsi di tenere conto della riduzione di spese immobiliari. Chi è lungimirante sa che la gestione dello spazio cambierà e che i soldi spesi in immobili o uffici potrebbero essere invece spesi per il personale, l'acquisizione di tecnologia o la costruzione di relazioni con clienti. È però anche vero che il lavoro a distanza può richiedere spese significative per il supporto delle tecnologie insieme a riunioni periodiche del team o visite di persona. 

 

3) Riorganizzare le posizioni per il lavoro da remoto a lungo termine

Molti lavori non sono ancora ottimizzati per il lavoro da remoto. Negli ambienti virtuali si fa spesso affidamento su una comunicazione asincrona ritardata che può togliere la capacità di comunicare spontaneamente faccia a faccia o la percezione di segnali non verbali (ad esempio i gesti), così come quelli paralinguistici (il tono di voce). Per superare queste sfide è necessario costruire gerarchie e processi organizzativi più chiari, ad esempio scrivendo descrizioni più dettagliate del lavoro e linee guida su come portare a termine un determinato compito. Coinvolgere i propri dipendenti in questo processo può aiutare ad acquisire le loro conoscenze e creare un senso di appartenenza condiviso. E, ove possibile, struttura i team e le attività in modo che i dipendenti di una determinata attività siano tutti remoti o tutti di persona perché i team ibridi sono quelli che possono avere più sfide di comunicazione. Infine, investire in strumenti e software come lavagne virtuali, software di gestione dei progetti e webcam e microfoni di alta qualità, può aiutare ulteriormente il  team ad affrontare le sfide del lavoro da remoto.

 

4) Ridurre al minimo il coordinamento non necessario tra i lavoratori in remoto

Ogni azienda è strutturata in reparti, team o unità spesso interdipendenti per il completamente di determinate attività. Il modo in cui vengono assegnati determinati lavori può aumentare i costi dettati dal possibile coordinamento extra richiesto, tenendo comunque presente che vi sono delle interdipendenze necessarie (come quella tra il team marketing e il team di sviluppo, ad esempio) mentre altre non lo sono affatto e la cui eliminazione non solo semplificherebbe la vita dei membri del team coinvolti, ma anche i costi di coordinamento finali. 

 

Lavoro da remoto e casi di successo

Zillow: da azienda contraria a grande sostenitrice del lavoro da remoto

esterno di un immobile grande con giardino

Zillow è un'azienda del settore immobiliare con un enorme database online di case in vendita ed in affitto che non credeva nel lavoro da remoto. Per molto tempo i dipendenti sono stati infatti scorraggiati a lavorare da casa perché i dirigenti erano convinti che una comunicazione faccia a faccia e la collaborazione tra colleghi negli uffici fossero la chiave di successo per l'azienda. Con l'arrivo della pandemia tuttavia l'azienda si è trovata a mettere in lavoro da remoto i suoi 5.400 dipendenti... indefinitivamente. Se inizialmente infatti veniva storto il naso nei contronti del lavoro da remoto al presente l'idea è che esso sia la migliore opzione possibile. Invece di limitarsi a cambiare gli uffici e luoghi di lavoro, Zillow ha attivamente creato politiche di lavoro flessibili che enfatizzano la necessità di mantenere i dipendenti supportati, sicuri e produttivi, come il "Move forwards. Stay safe" ("Vai avanti. Rimani sicuro") che si legge sul loro sito.

 

Zoom: un esempio di opportunità di business grazie al lavoro da remoto

due persone in videoconferenza su Zoom

Zoom è un'azienda che fornisce servizi di comunicazione videoche ha visto un aumento dei propri ricavi di oltre il 350% nel secondo trimestre e dei profitti di quasi 10 volte, grazie all'iscrizione delle aziende al servizio per collegare il personale che lavora da casa durante la pandemia. In un recente articolo di CNN Business, CEO Eric Yuan ha spiegato che "con l'aumento del lavoro a distanza durante la pandemia, le aziende sono andate oltre alle esigenze immediate di continuità aziendale ed hanno ridefinito e abbracciato attivamente nuovi approcci al lavoro per supportare un futuro in cui lavorare ovunque, imparare ovunque e connettersi ovunque". 

 

GitLab Inc.

GitLab logo con scritta Everyone can contribute

GitLab Inc è un'azienda che fornisce Gitlab, una piattaforma web open source che permette la gestione di repository Git e di funzioni trouble ticket. La peculiarità di GitLab Inc. è di non avere una sede fisica. Fanno parte dell'azienda più di 1.300 dipendenti sparsi in 67 paesi e quasi tutti i fusi orari. Tutti i dipendenti lavorano da casa o (in tempi non pandemici) in spazi di coworking. Nel tempo l'azienda ha creato una vera e propria cultura sulla gestione degli incontri tra colleghi via Zoom e addirittura una modalità originale con cui far conoscere neo assunti e colleghi. Sul sito è infatti possibile scaricare un'intera guida con consigli su come lavorare al meglio attraverso il lavoro da remoto. Un'altra particolarità di GitLab sta nel pagamento dei propri dipendenti. L'azienda ha abbracciato la filosofia di pagare i dipendenti con le tariffe locali. Questo significa che ad esempio un lavoratore di Milano non avrà lo stesso stipendio dello stesso lavoratore che si trova a New York o San Francisco. 

 

Basecamp

Basecamp logo

Società americana incentrata nella produzione di software per il web, anche Basecamp come GitLab Inc. ha abbracciato la filosofia del lavoro da remoto, offrendo questo tipo di modalità da ventun anni. I fondatori della società hanno perfino scritto un libro e il sito è ricco di risorse utili per avvicinarsi a questa modlità di lavoro. Pur possedendo una sede fisica situata a Chicago, la società offre ai propri dipendenti la possibilità di scegliere da dove lavorare. Quanto al pagamento dei dipendenti a differenza di GitLab Inc. l'azienda ha scelto di pagare a tutti i dipendenti la stessa somma iniziale di 70.000 dollari all'anno a prescindere dal luogo in cui lavorano, includendovi anche le posizioni entry level. 

 

Per concludere possiamo dire che certamente ci sono posizioni lavorative difficilmente trasformabili in posizioni remote. Tuttavia, i giorni in cui un team intero si presenta in ufficio nello stesso momento saranno presto - e sono già in parte - un ricordo. La rapidità ed efficacia con cui le vostre aziende saranno in grado di abbracciare e adattarsi al nuovo mondo del lavoro saranno fondamentali per il vostro successo durante quest'anno particolare, ma soprattutto nel lungo termine.

 

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