Time management: come utilizzare il proprio tempo in modo efficace ed efficiente

Vi siete mai chiesti se vi sono delle cose che fanno davvero la differenza?

Se vi sono cose che possono avere un impatto davvero positivo nella vostra vita? Delle cose che vale la pena fare?

Spesso non ci focalizziamo a sufficienza su quelli che sono i nostri reali obiettivi, ma ci lasciamo trascinare dalle urgenze di ogni giorno, senza ricavare effettivamente dei risultati positivi oppure senza accrescerci professionalmente. Il time management si occupa proprio di questo, della gestione di noi stessi e del nostro tempo, per essere più efficaci, più efficienti e per migliorare continuamente.

Il punto di partenza è la matrice del time management,  la quale è composta da quattro quadranti ed identifica urgenza ed importanza delle nostre attività.  In un asse si distinguono le cose urgenti da quelle non urgenti, mentre sull’altro quelle importanti da quelle non importanti. Vediamo in dettaglio ogni singolo quadrante.

Il primo è quello delle cose urgenti ed importanti, queste sono solitamente relative a momenti di crisi o emergenza, deadline importanti ed a breve scadenza, la preparazione di meeting importanti, soprattutto quando siamo soliti farlo all’ultimo momento.

Sicuramente una parte delle nostre attività quotidiane rientra in quest’area, ma l’importante è che la percentuale di queste non sia troppo elevata altrimenti si rischia di vivere in una perenne situazione di crisi, di manifestare frustrazione e spesso di non fare attività a valore aggiunto.

Una regola generale sarebbe quella di riservare ogni giorno al massimo il 30% del nostro tempo per gestire imprevisti ed emergenze.

Il secondo quadrante è quello delle cose importanti, ma non urgenti. Tipici esempi sono la costruzione di rapporti di lavoro duraturi e di alleanze, lo sviluppo personale, il training, la prevenzione e la pianificazione. In queste parole sta la chiave di una gestione efficace di se stessi, in quanto attraverso l’analisi e la valutazione è possibile vedere i problemi come opportunità professionali.

Questa è l’area di lavoro sulla quale dobbiamo puntare. Se cerchiamo di pianificare e prevenire i problemi anche le situazioni di crisi dovrebbero diminuire, perché cercando di guardare avanti si tende a lavorare di più sulle root causes dei problemi per ottenere dei benefici sul medio lungo termine.

Per questo motivo l’efficacia personale aumenta, con un effetto che segue l’andamento del diagramma di Pareto (20% di impegno per ottenere l’80% dei risultati).

I quadranti  tre e quattro sono quelli relativi alle attività non importanti, urgenti o non urgenti. Rientrano in queste aree alcune telefonate da fare o meeting da organizzare e tutte le attività secondarie oppure le diverse interruzioni giornaliere che abbiamo. Certamente non ha alcun senso focalizzarsi su queste aree.

Il prossimo step sarà quello di spostarsi dai vari quadranti nei quali ci troviamo verso il quadrante due e vedremo assieme quali tecniche applicare per ottenere questo risultato.

E voi di solito in quale area lavorate?